I flussi di informazioni rappresentano una componente essenziale di un sistema di controllo interno in chiave di prevenzione della commissione dei reati in quanto utili per conoscere e gestire tempestivamente i rischi. Senza un sistema informativo efficiente, che consenta all’azienda di conoscere (e anticipare) i rischi connessi allo svolgimento della propria attività, non è possibile impostare azioni di risposta e attività di controllo.
È possibile classificare i flussi informativi in flussi – periodici e ad hoc – verso e dall’OdV.
a) I flussi informativi nei confronti dell’OdV
In primo luogo, è opportuno evidenziare come l’OdV, al fine di ottenere ogni informazione o dato ritenuto necessario per lo svolgimento dei suoi compiti, fermo restando l’obbligo di riservatezza relativamente alle informazioni acquisite, debba avere libero accesso a tutte le funzioni della società senza necessità di alcun consenso preventivo.
L’OdV, inoltre, grazie a flussi informativi opportunamente strutturati, viene a conoscenza delle vicende dell’ente sotto profili rilevanti in termini di compliance; infatti, il novero delle informazioni non comprende soltanto quelle di natura economico-finanziaria, ma anche, ad esempio, informazioni relative all’attività produttiva e commerciale, a sviluppi nella tecnologia, alla emanazione di norme e regolamenti che potrebbero avere impatto sull’attività aziendale.
Il tema dei flussi informativi trova una (alquanto scarna) regolamentazione nell’art. 6, comma 2, lett. d) del D.lgs. 231/2001 il quale dispone che il modello debba “prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli”. L’invio dei flussi periodici da parte delle funzioni interessate rappresenta, dunque, un preciso dovere, rilevante ai fini del corretto funzionamento del modello, per il quale sono previste sanzioni dallo stesso modello nel caso di inottemperanze ripetute. È opportuno, infine, che le modalità di realizzazione del flusso informativo periodico dalla struttura siano previste in una procedura aziendale che ne disciplini tempistica, contenuti e modalità di inoltro all’OdV.
I flussi periodici nei confronti dell’OdV, i quali dipendono dalle dimensioni dell’ente e dal settore in cui opera, possono prevenire dalle funzioni che operano in aree a rischio reato (attraverso la trasmissione di report riepilogativi dell’attività svolta, attività di monitoraggio, indici consuntivi, ecc.), da funzioni di controllo e dagli organi sociali. I primi consentono di monitorare l’evoluzione dell’attività oggetto di analisi e il funzionamento dei relativi presìdi di controllo, evidenziando gli eventi maggiormente significativi in termini di potenziale rischio di commissione di reati e gli eventuali indici di anomalia; nonché le possibili problematicità sorte con riferimento all’applicazione dei protocolli di prevenzione previsti dal modello. I flussi provenienti dalle funzioni di controllo riguardano i piani di azione, i controlli effettuati e le possibili necessità di aggiornamento del Modello.
Quanto al flusso proveniente dagli organi sociali, è opportuno che:
‐ l’organo amministrativo informi l’OdV in relazione a delibere che possono portare a modifiche nella funzionalità e articolazione del modello, quali ad esempio, modifiche nella struttura organizzativa;
‐ gli organi di controllo diano informativa periodica all’OdV sullo stato dei sistemi di controllo interno, alla cui vigilanza sono deputati;
‐ il revisore o la società di revisione trasmetta all’OdV la relazione, rilasciata ai sensi dell’art. 19 del D.lgs. 39/2011, in tema di eventuali carenze significative rilevate con riferimento ai sistemi di controllo interno medesimi.
L’informativa deve essere: (i) idonea a rappresentare effettivamente il fenomeno monitorato (capacità segnaletica); (ii) attendibile, nel senso che il dato riportato deve essere veritiero e corretto; (iii) aggiornata, poiché le informazioni devono essere il più possibile attuali rispetto al periodo di osservazione. La stessa è rilevante se non è ridondante, imprecisa, discontinua, non correttamente articolata.
Inoltre, sono previsti dei flussi ad hoc destinati all’Organismo di Vigilanza, attinenti a criticità attuali o potenziali che possono consistere in:
‐ notizie occasionali provenienti dalla struttura o dagli organi sociali, in relazione alle quali è opportuna un’informativa immediata nei confronti dell’OdV; ad esempio, le notizie relative a procedimenti o indagini su ipotesi di reati previsti dal decreto, risultanze di indagini interne dalle quali sono emerse infrazioni del modello;
‐ informazioni, anche in forma anonima, di ogni provenienza – sia interna che esterna alla struttura – concernenti la possibile commissione di reati o comunque violazioni del modello (non solo effettive ma anche solo potenziali). Tale flusso informativo deve essere promosso e facilitato, pertanto, è opportuno che il segnalante sia protetto da ritorsioni attraverso la previsione di sistemi di protezione dell’anonimato dei quali deve essere data adeguata pubblicità nel modello.
Nelle grandi organizzazioni aziendali, attesa la presenza di flussi significativi, potrebbe essere prevista una apposita procedura in base alla quale ogni soggetto che riceva segnalazioni, qualunque sia l’oggetto, deve inviarne copia all’OdV. Così come è opportuno prevedere che l’OdV condivida le informazioni ricevute con gli organi di amministrazione e controllo, laddove ragionevole ed opportuno, sia al fine di prevenzione dei reati sia al fine di rendere gli stessi edotti di notizie utili ai fini di una corretta ed efficiente gestione aziendale.